Maša Mazi Masha Mazi

Storytelling, creativity and mindfullness.


Kreativno podjetniški newsletter

Prijavi se spodaj in prejmi še več vsebin, ki so veliko bolj usmerjene v kreativo in podjetništvo.

Prosim, počakaj trenutek

Hvala za prijavo! Ne pozabi potrditi potrditvenega emaila.

Kako se lotiti revizije poslovnega leta (za s. p.-je in manjša podjetja)

Dragi podjetnik, draga podjetnica. Bliža se čas, ko se spodobi, da si vzamemo nekaj miru zase, samorefleksijo in načrtovanje osebnih ciljev, hkrati pa tudi čas, ko moramo enako pozornost nameniti tudi pregledu poslovnega uspeha svojega podjetja. Če si tako kot jaz, potem verjetno prva leta svojega poslovanja nisi posvečala posebne pozornosti sistemom, s katerimi bi lahko načrtoval_a učinkovito poslovno leto, si zastavila cilje in kar je najpomembneje, zgradil_a sisteme, s katerimi bi lahko v podjetju sledili napredkom in doseganju ciljev. Imeti cilj v glavi je eno, imeti metode za doseganje pa nekaj povsem drugega.

A da zastavimo kvalitetne cilje (merljive, relevantne in dosegljive), je pred samim procesom zastavljanjem ključni korak, ki ga nikakor ne smemo izpustiti. Revizija. Revizija poslovnega leta je tisti korak, ki nam omogoča, da se nekaj naučimo iz neuspehov in da najdemo načine, kako uspehe apliciramo na druge situacije v naslednjem letu. Če kot s. p. ali manjše podjetje do sedaj niste imeli sistema za sprotno sledenje rasti – nič hudega. Kar je važno, je, da si zdaj tukaj in začenjaš z ozaveščanjem pomembnosti sistematičnosti v poslu. Če si v kreativnih vodah, tako kot sem jaz, potem te razumem, če ob misli na strukturirane poslovne sisteme in tabele skorajda omedliš. Ne boj se, to je normalno. Vsaka nova stvar je srhljiva. Zato bom v nadaljevanju članka poskušala še tako rigidne sisteme predstaviti tudi v luči alternative, ki bo bližja tudi vsem, ki Excela zaradi kvazi-PTSD-ja ne moremo odpreti ravno vsak dan.

Disclaimer: če deluješ v večjem podjetju ali pa si podjetnik z utečenim sistemom, skozi katerega vodiš redno revizijo svojega posla, naslednji članek morda ni pravi zate, saj ti je ta korak že uspel. Če morda iščeš navdih za izboljšave, nadaljuj. Če pa te bolj zanima sistem za načrtovanje osebnih ciljev, pa preveri, kako to počnem jaz.

Da se vrnem nazaj.

Zakaj je revizija tako pomembna?

  • Da nam jasnost.
  • Da nam oprijemljivost.
  • Da nam smer.
  • Da nam objektivno sliko.
  • Da nam motivacijo.
  • Da nam priložnost, da smo ponosni na svoje premike.

Z vsakim letom, ko bo tvoj sistem v praksi, ti bo sledenje napredkom postalo lažje. Postalo bo del tvojega poslovanja in garantiram ti, da s pravim pristopom še tako zagriženi nasprotnik organiziranih struktur postane ljubitelj kvartalne analize rasti in napredka.

Če na podjetje gledamo kot na osebo, je začetek lažji.

Začnimo rahlo vizionarsko, da se ogrejemo. Ta sistem svetujem predvsem podjetnikom, ki nimate zgrajene celovite strategije znamke ali strategije za rast podjetja, pač pa plavate s tokom. Mnogo uspešnih podjetij nikoli ne definira sistemov do potankosti, a to si lahko privoščijo na račun močne vizije, ki jo organsko znajo prenesti v operacije podjetja. Ne boj se, ni se ti treba usesti in zdaj definirati vizijo podjetja. Pristop, ki ti ga predlagam, je nekoliko bolj ezoteričen in izhaja iz journaling metode namenjene osebni rasti. Vem, sliši se čudno, a enako kot lahko osmisliš svojo vizijo, lahko osmisliš vizijo podjetja, brez neskončnih tabel in strateških dokumentov.

Definiranje vizije podjetja

Vzemi list papirja in ga razdeli na polovico (ali odpri zvezek z dvema praznima stranema). Na levo stran napiši »Trenutno stanje« in na desno »Prihodnost«. Začni na levi. Prepusti se toku misli in zapiši vse, kar ti pade na pamet. Kakšno je trenutno stanje tvojega podjetja in poslovanja? Kakšen je dobiček, kakšne so izgube, kakšen je profit? Kakšen je portfolio storitev ali produktov? Kje se portfolio trži? Kakšni so prostori, podoba, kultura? Omejitev ni.

Ko imaš celo sliko podjetja na papirju, nadaljuj z desno stranjo. Kako si želiš, da bi podjetje delovalo in zgledalo v idealnem svetu? Kakšni so zaslužki, po čem svet pozna podjetje, kako je videti, koliko je zaposlenih, kakšne uspehe dosegate?

Naj te ta vaja navda z motivacijo in zagonom, da se lotiš nalog v nadaljevanju.

Če se ti zdi vaja simpatična, v članku Samemu sebi si največja motivacija preveri, kako lahko enak sistem uporabiš za osebno rast.

Nadaljujva s SWOT analizo

Najboljši način, da te ne zadane šok in te vse skupaj ne mine, še preden začneš, je, da si najprej ogledaš celo sliko in se šele potem potopiš v globine vsakega področja svojega posla.

SWOT analiza je klasično orodje za celovito strateško načrtovanje poslovanja. SWOT pomeni strenghts (prednosti), weaknesses (slabosti), opportunities (priložnosti) in threats (nevarnosti), po slovensko PSPT. Prednosti so karakteristike našega posla, zaradi katerih se počutimo samozavestni v primerjavi s konkurenco. Slabosti so šibkosti in področja, kjer smo ranljivi. Priložnosti predstavljajo vse možnosti, ki bi v tvoj posel prinesle pozitivno spremembo, če jih le izkoristiš (npr. nova tehnologija, nov marketinški pristop …). Na drugi strani imamo nevarnosti, ki za tvoj posel lahko pomenijo težavo (npr. vstop novega konkurenta na trg, pandemija …). Da SWOT analizo izvedeš, si pripravi diagram po spodnjem vzoru.

SWOT analiza

Si nagnjen_a k negativnim zankam mišljenja in razmišljanje o slabostih nate slabo vpliva? Obstaja tudi alternativa SWOT analizi, ki se imenuje SOAR analiza. Prednosti (S) in priložnosti (O) ostaneta, slabosti (W) in nevarnosti (T) pa se nadomestita z aspiracijo (A) – kaj podjetje želi doseči; in rezultati (R) – kako vemo, da nam uspeva.

Zdaj pa zares.

Revizija posla se vedno meri v dobičku in še pomembneje – profitu.

Čeprav so številke velikokrat težko breme podjetnika, se moramo naučiti, da nam prirastejo k srcu ali pa jih vsaj sprejeti do te mere, da jim enkrat na leto globoko pogledamo v oči. Če si normiran s. p. in si računovodstvo vodiš sam_a, potem so ti številke glede svojega poslovanja že tako ali tako blizu. Jaz, ki imam na primer najeto računovodstvo, sem bila prvo leto svojega poslovanja povsem odtujena od svojega finančnega (ne)uspeha. Šele zdaj, ko svoje številke spremljam in na njih gradim v skladu s svojimi finančnimi cilji, dejansko tudi uspešno rastem.

Hočeš nočeš, zdaj je čas za tabelice (ali vpogled v poročila v računovodskem programu, CRM programu, analitiki platform …). Sam_a se moraš odločiti, kaj je zate najpomembneje, da iz teh tabel in poročil razbereš. Jaz recimo iščem:

  • Profit na projekt (je v skladu s pričakovanji in če ne, kaj lahko naredimo, kje se preračun okvira sodelovanja zatakne?)
  • Izgubo na projekt (nadaljevanje: zakaj se je to zgodilo in kako lahko sisteme/poslovanje prilagodimo, da se to ne zgodi več?)
  • Razmerje števila poslanih ponudb in potrjenih ponudb (kako lahko ta faktor izboljšamo?)
  • Povprečna vrednost potrjene ponudbe
  • Customer lifetime value* razvrščeno glede na posamično storitev
  • ROAS pri oglaševalskih akcijah
  • Razmerje med dodajanjem v košarico in dejansko konverzijo v spletnih trgovinah
  • Razmerje med ogledi platforme za rezervacijo consulting terminov in dejansko rezervacijo

*CLV – customer lifetime value ali življenjska vrednost kupca. Ko izračunamo CLV, lahko dobro razumemo, koliko denarja moramo vložiti v pridobivanje novih strank ter koliko denarja je preveč in koliko premalo. V izračun CLV moramo všteti povprečno trajanje uporabe našega produkta/storitve, stopnjo zadrževanja uporabnikov/kupcev (koliko se jih vrača), maržo, povprečno število nakupov, povprečen strošek nakupa in še kakšen parameter – CLV je za vsako podjetje in vsak produkt drugačen. Za silo in najlažje lahko svoj CLV izračunaš kar s spletnim kalkulatorjem, kot je na primer ta. Če ponujaš različne range produktov in storitev, je morda pametno, da za vsak rang izračunaš svoj CLV.

Lahko da se tvoja dejavnost vrti okoli spletne prodaje – potem bo verjetno pomembno dodati kakšen čisto drugačen parameter (načini plačila, število vračil ali stornacij, vrednost stornacij …), v prodaji izdelkov je seveda pomembna podrobna analiza stroškov nabavne verige, proizvodnje, distribucije in poglobljeno razumevanje marže.

 

Revizija točk prodaje

Vpogled v Načrtovalnik novega poslovnega leta – revizija točk prodaje.

Ko so ti jasne številke …

Kvalitativna analiza poslovanja

V to fazo lahko spada mnogo področij, od revizije baze strank (lead management, CLV, spori in reševanje sporov, rast baze, kvaliteta baze, kakovost segmentacije …), revizije kadra (rast, stroški, razvoj, priložnosti), internih sistemov (trženje, organizacija, vodenje projektov, CRM, vodenje procesov …), portfolia ponudbe (storitve in produkti, razpon, kakovost, povpraševanje …) do marketinga (pristopi, kampanje, uspehi, stroški …), uspešnosti brandinga in še bi lahko naštevala. Predlagam ti, da za vsako področje, ki ustreza tvojemu poslu, pripraviš tabelo (ali vzameš list papirja) in pobrainstormaš preteklo leto.

Najvažneje je, da se na vsakem koraku znaš vprašati dve stvari.
  • Kaj nam je šlo dobro in kaj je botrovalo temu uspehu?
  • Kaj bi lahko šlo bolje, zakaj je do tega prišlo in kako to preprečimo v prihodnosti?

Šele ko razumemo svojo preteklost in se iz nje nekaj naučimo, lahko začrtamo cilje za prihodnost, ki jih bomo tudi znali doseči in kar je še pomembneje – hoteli jih bomo doseči. Ko pa v igro pride motivacija, se bomo tudi usedli za računalnik in postavili sisteme, s katerimi bomo poskrbeli, da se celo leto k ciljem dejansko premikamo (in ne da o njih razmišljamo samo decembra/januarja).

Hiter vpogled v moj pristop k zastavljanju ciljev za svojo osebno znamko in svoj studio z ekipo

K obema pristopam enako. Na platformi Notion sem si pripravila sistem (slika spodaj), ki je nekakšen miks KPI-jev, OKR-jev in S. M. A. R. T. ciljev. Predloga je na voljo kot bonus vsebina ob Načrtovalniku novega poslovnega leta.

KPIji, OKRji, načrtovanje poslovnih ciljev

Vse skupaj vodi moja zvezda severnica. Za t. i. North Star Metric sem izvedela pred nekaj leti, ko me je za krajše obdobje fasciniral growth hacking svetom. V growth hacking svetu je metrika zvezde severnice ena in edina metrika, h kateri stremijo čisto vse ekipe v podjetju, vsi cilji podjetja in vse dejavnosti. Gre za skupni kazalec uspeha, ki kaže na uspešnost podjetja na čisto vseh nivojih. Ta en cilj, ena zvezda severnica, lahko na enostaven način poveže celotno ekipo in jo postavi na isto stran. Postanete zavezniki, namesto da bi bili rivali (kot se velikokrat med oddelki zgodi).

Zvezda severnica naj ne bo vezana na leto 2021, ampak na vso življenjsko dobo podjetja. Zato odgovori na vprašanje: kaj je tisti najpomembnejši indikator, da gre podjetju zares dobro? Večina ljudi prehitro skoči v zrak in reče: »Konverzije, seveda!« A konverzije niso nujno pogoj za dolgoročen poslovni uspeh in rast posla. So le trenutni pokazatelj, da neke aktivnosti potekajo pravilno.

Primer: Spotifiy-jeva zvezda severnica niso konverzije, ampak čas poslušanja (in v interesu jim je, da je čim daljši). Zvezda severnica AirBnB-ja niso izvedene transakcije, ampak število nočitev na kupca (seveda jim je v interesu, da je teh čim več, poleg tega se usmerjajo v izkustveni turizem). In zvezda severnica pri Uberju je število voženj na teden (ker jim je v interesu generiranje rednih in ne zgolj občasnih vozačev).

Na ekipni ravni studija sem nedolgo nazaj definirala še dokument, kjer imamo razdelan vision board in dolgoročne cilje za podjetje. Cilji, ki se dotikajo vseh članov moje ekipe (v večjem podjetju bi temu rekli oddelki), so prav tako definirani tam. Vsi ti cilji so povezani z rastjo podjetja in zadovoljstva zaposlenih, saj imajo od skupnega uspeha tudi sami največ. Vsem je na primer v interesu imeti večji budget za izobraževanja, formiranje d. o. o.-ja, širjenje ekipe in pridobivanje investicij.

vision board podjetja

Se ti sliši vse to super in si želiš na enak način razdelati tudi svoj sistem revizije posla in načrtovanja ciljev? Vse, kar je napisano v tem članku, je zapakirano v Načrtovalnik poslovnega leta, ki bo naprodaj le do januarja 2021. V njem gratis dobiš tudi vse zgoraj opisane Excel tabele in Notion sistem za sledenje ciljem.

Hvala za tvojo pozornost in čas! Ob tej priložnosti te tudi lepo vabim v Facebook skupino Kreativno podjetništvo, kjer lahko podeliš svoj sistem revizije in načrtovanja, postaviš kakšno vprašanje na to temo ali vidiš, kako to počnejo sočlani. Ne zamudi tudi novih objav s prijavo na kreativno podjetniški newsletter. Bodi krasno!

  • Out of stock
    Beri dalje

    Poglobljeno načrtovanje osebnih ciljev

    3,99 

Post A Comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.