Maša Mazi Masha Mazi

Storytelling, creativity and mindfullness.

Flickr Stream

Instagram stream

Produktivnost in organizacija časa 101

Po vikendu na snegu sem se v ponedeljek dobesedno zložila skupaj in preležala celo dopoldne. Okej, lažem, vmes sem se spravila do kuhinje in nekaj pojedla. Odkar znam prisluhniti svojemu telesu, sem toliko bolj dovzetna za vsakršen znak, ki mi pravi “Ej, ustavi se, easy!” Zato se ne žrem več, če se kakšen izmed mojih dni ne začne tako produktivno, kot bi si želela. Odkar moja službe ni več klasično sedenje v pisarni v stalni pripravljenosti 40+ ur na teden, imam ta privilegij, da sama upravljam s svojim časom, energijo in delom. Morda se sliši sanjsko, vendar sta produktivnost ter organizacija časa toliko bolj kritična, ko si sam svoj šef. Ne glede na to, v kakšni situaciji si ti, ti lahko kakšen od spodnjih nasvetov pride prav ob razporejanju svojega dela in reorganizaciji svojega pristopa k obveznostim.

Lepote enega in drugega sveta

Sam svoj šef ali biti podrejen?

V eri enterpreneurshipa se v raznoraznih Facebook skupinah velikokrat pojavi vprašanje “ali vam je žal, da ste se odločili za samostojno pot?” in če slučajno tega še nisi zasledil/a, ti lahko povem, da je odgovor v veliki večini “ne, žal mi je samo, da se nisem odločil/a za to že prej.” Ta odgovor je sicer biased, saj je vprašanje povečini postavljeno v okoljih, kjer udeleženi favorizirajo “moderne” delovne in karierne alternative klasični obliki zaposlitve. Biti digitalni nomad, freelancer ali samostojni podjetnik se morda sliši sanjsko redno zaposlenemu pisarničarju, v praksi pa bi se lahko zgodilo, da ta isti sanjač nikakor ne bi dobro funkcioniral v takšnem okolju. Nekateri ljudje bolje funkcioniramo v ustaljeni hierarhiji in razporeditvah dolžnosti, brez posebnih presenečenj in nepredvidljivih situacij. Velikokrat je imeti varno okolje, kjer si lahko uspešen, koristen, finančno svoboden, varen in zadovoljen, mnogo prijetneje od nepredvidljivega toka samostojnih voda. Odvisno od posameznika.

8-urni delovnik ni aktualen.

Niti slučajno.

8-urni delavnik je imel smisel v času industrijske revolucije, apliciran pa je bil predvsem zaradi omejitve fizičnih del. Med tem, ko je v teoriji mogoče opravljati 8-urna fizična dela (seveda omejena), 8 ur mentalnega dela zahteva mnogo več pavz, predvsem pa zelo dobre organizacije, da smo lahko vseh 8 ur čim bolj produktivni. V kosu smo lahko globoko koncentrirani samo 2 uri (Anders Ericsson, Steve Magness), v idealnem primeru pa naj bi bilo razmerje dela-premora razdeljeno med 52 minutami dela in 17 minutami počitka (Draugiem Group). Prosim, pomisli, kdaj si nazadnje v svoji 9-5 službi brez sramu povedal/a šefu, da na eno uro potrebuješ 20 minut odmora?

No, se mi je zdelo, da verjetno nikoli.

Ni čudno, da raziskave potrjujejo, da je od 8 ur dela produktivne zgolj okoli 2,5 ure. Ja. Dve uri in pol. Delodajalec te bo po vsej verjetnosti pohvalil, če se v prostem času ukvarjaš z intervalnimi športnimi treningi, intervalno delo pa na delovnem mestu ni tolerirano, kljub temu, da bi bili na ta način lahko mnogo bolj produktivni. Iz tega razloga ogromno podjetij potrjuje, da se jim je skrajšanje delovnika na 30-32 ur tedensko izjemno splačalo tako iz vidika produktivnosti, kot ekonomskega.

To ne pomeni, da moraš zdaj vreči vse stvari v zrak in odkorakati iz pisarne. Ne. Žal sistema kar tako ne moreš spremeniti (kvečjemu lahko zgolj iščeš delodajalce, ki so prilagodljivi). Kot prvo je tole lahko reality check za tvoje jamranje, saj po vsej verjetnosti v službi prebluziš veliko več časa, kot pa si misliš in ne glede na to domov še vedno nosiš kruh. Težava je v tem, da smo ljudje zaradi nesposobnosti efektivnega razporejanja nalog, obveznosti in časa izjemno nesrečni in nezadovoljni, stalno pod pritiskom in stresom, kar nas lahko pelje vse do popolne izgorelosti in kolapsa. Ne glede na to, ali se ti zdi, da imaš dela vrh glave, ali pa se v službi dolgočasiš in odštevaš minute do 4. ure, ti lahko preoblikovanje svojih navad in pristopa k delu močno olajša 8-ur v službi, preostanek dneva pa lahko na račun tega preživiš bolj sproščeno, mirno in z več energije.

Kako biti produktiven

Kako delajo najbolj produktivni in uspešni ljudje?

Tehnike za večjo produktivnost

Nekateri se držijo zgoraj omenjenega 52-17-minutnega principa, obstaja pa še kup pristopov k produktivnemu delu, kar se tiče organizacije časa. Spodaj opisane tehnike so tehnike, ki jih lahko aplicira posameznik v svoje delo ne glede na njegov način dela. Disclaimer: spodaj opisane tehnike se ne nanašajo na načine poslovanja in metod vodenja. Določene tehnike, ki temeljijo na znanih knjižnih delih, sem izpustila. Do njih bi prišli praktično tako, da bi napisala povzetek celotnega tega zapisa (prioritete, načrtovanje, vrednotenje, akcija, sistematično delo, … in vse to, kar samoumevno paše k produktivnosti).

Pomodoro tehnika …

… pravi, da vsakim 25 fokusiranim minutam dela sledi 5 minutni odmor. Po štirih krajšim premorih sledi daljši 10-20 minutni odmor. Pomagaš si lahko s temu namenjeno aplikacijo za merjenje časa (app estetom priporočam Tide). Ta metoda je efektivna, če imaš v dnevu ogromno manjših nalog, nikakor pa, če te naloge zahtevajo več časa kot samo 25 minut. V tem primeru je lahko 5-minutni odmor ravno v trenutku, ko “padeš not”, precej moteč. Alternativa Pododoro tehniki je Flowtime tehnika, kjer gre praktično za isto stvar, le da se na začetku štopaš sam do trenutka, ko začutiš, da potrebuješ pavzo. Povprečje tega časa je nato tvoje okno za delo, ki ga kombiniraš s premori.

Good old Jerry Seinfeld …

… stric Seinfeld si je kupil koledar in nanj vsak dan v okence narisal velik debel križec, če je vsak dan napisal kaj novega. Njegov cilj je bil, da nikoli ne prelomi verige. Odličen način, da imaš samega sebe “na vrvici” in od samega sebe nekaj pričakuješ.

KanBan …

… je za vizualneže. Post-It listki? Če so se ti zasvetile oči, potem je to zate. Izkoristi tablo, steno ali plakat in ga razdeli na 3 dele: to-do del, doing del in pa done stolpec. Listke z nalogami lahko kategoriziraš po barvah glede na vrsto nalog ali pomembnost. Cilj je, da je tekom premikanja listkov doing stolpec ves čas čim bolj prazen. Metoda nekoliko spominja na Trello, le da je bodo bolj veseli analogni tipi ljudi.

kanban produktivnost tehnika

Vir: leankit.com 

Pravilo 80/20 …

… ali Parentovo načelo pravi, da 20 % vzrokov povzroči 80 % posledic.V praksi to pomeni, da bi se morali osredotočiti na tistih 20 % dela, ki nam prinaša največ uspeha. Najpomembnejše naloge so tiste, ki imajo največje posledice. Uspešni ljudje svoj čas reorganizirajo tako, da najprej redefinirajo svoje prioritete, analizirajo kaj jim prinaša največji uspeh in to postavijo na prvo mesto, okoli njih pa postavijo še ostale naloge in jih rezultatom primerno časovno omejijo.

Pravilo (dveh) minut …

… pravi, da vsa opravila, ki vzamejo manj kot dve minuti, naredimo takoj. Ponavadi so to tiste najbolj zoprne, ki se jih izogibamo, prelagamo na konec dneva in nam žrejo živce vse dokler niso za nami. Z njimi se je najbolje soočiti tako, da eno stavno odštevaš od 5 do 0 in jo potem narediš. Prisili se. Ko bo mimo, veš, da se boš počutil/a mnogo bolje. Sem pašejo vsi nadležni klici, odgovor na email, urediš svoj to-do seznam, se sprehodiš po kopijo, ki že pol ure leži v tiskalniku, … Vseeno moraš biti s to tehniko previden, saj se lahko veliko “2 minutnih” opravil spremeni v dlje trajajoče in novo nastale opravke, česar nismo predvideli. Zato nekateri guruji produktivnosti svetujejo, da se obveznosti in naloge razdeli v 5-minutne časovne okvirje. Fun fact: svoj delavnik v 5-minutnih oknih načrtujeta tudi Elon Musk in Bill Gates.

Pojej živo žabo …

… in tiste najbolj neprijetne opravke, najtežja opravila, postori najprej, kot prva opravila, ki jih v dnevu opraviš. In če moraš pojesti dve žabi, najprej pojej večjo. Za njo bodo vsa ostala opravila lahkotnejša. Ne odlašaj in ne čakaj na druge. Ta metoda je odlična za vse moje fellow prokrastinatorje, ki se zmrdujejo nad zoprnimi opravili in jih prelagajo do zadnjega trenutka.

Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.
― Mark Twain

Ivy Lee metoda …

… zajema veliko stvari, ki jih opisujem nekoliko kasneje v tem zapisu in predstavlja odlično taktiko za doseganje produktivnosti. Po tej metodi naj bi ob koncu dela po pomembnosti določil 6 nalog, ki jih moraš opraviti naslednji dan. Naslednji dan naloge opravljaš po vrsti od najpomembnejše do zadnje na seznamu in jih med sabo ne mešaš. Če ti katera izmed nalog ostane, je naslednji dan prva na prioritetnem seznamu. Metoda odlično deluje, ker te ohranja fokusiranega, te časovno spodbuja, da napraviš čim več in te prisili, da svoje delo sproti vrednotiš.

90-minutni časovni bloki …

… naj bi se najbolj skladali s človeškim ultradianim bioritmom (po 90 minutah fokusa naj bi postali utrujeni, razdraženi, neproduktivni). Zato naj bi si vzeli 20-30 minutni odmor vsakih 90 minut dela, v tem času pa lahko maksimalno izkoristimo svojo kapaciteto za produktivnost.

Deep work …

… se nanaša tudi na distrakcije, o katerih bom govorila malo kasneje. Predvsem telefoni, emaili, glasba, obvestila na vseh družabnih kanalih. Če smo 100 % osredotočeni na eno stvar brez motečih dejavnikov, bo naša koncentracija večja, hkrati pa bomo tudi mnogo bolj produktivni. Druga plat “globokega dela” je, da se zavedamo vrednosti, ki nam bo pridobljena, če se delu popolnoma posvetimo. Pri tem je pomembno, da razumemo cilje, pričakujemo rezultate in želimo do njih priti v najboljši možni obliki. Poskusi ta pristop 1-2 uri na dan (popolnoma brez distrakcij) vseh 5 dni v tednu in ovrednoti rezultate, počutje in spremembo v produktivnosti ter koncentraciji po tem času. Na ta kognitivni način dela s časom razvijemo neke vrste mišico za fokus, ustvarjamo bogato vrednost, končni rezultati pa so težje ponovljeni iz strani nekoga drugega, ki v delo ne vloži toliko energije, koncentracije in volje v tako majhnem času. Tovrstni način dela je dandanes zaradi številnih distrakcij, popularnih odprtih pisarnah in neskončnih vpadajočih novih zahtev, pričakovanj in nalog, izjemno redek, a toliko bolj cenjen.

Unsuccessful people are busy being busy. Successful people are busy being productive.
– Kevin Abdulrahman

Kaj je narobe s hustlanjem

V poplavi Gary V-jev, Simonov Sinekov, Tonyjev Robbinsonov in drugih, dobimo občutek (predvsem mladi), da si lahko uspešen samo, če delaš 24/7, ne hodiš na dopust, nimaš družine, vsako prosto sekundo pa posvetiš novim projektom, učenju, razvoju, inovacijam in nasploh karieri. Velika večina zares uspešnih ljudi sicer javno in iskreno govori o pomembnosti prostega časa, hobijev, osebne rasti in notranjega miru, vendar je vse v poplavi njihovih uspehov preslišano. Seveda je trdo delo ključ do poslovnega uspeha, vendar ljudje radi preslišimo, da to pomeni tudi dobro organizacijo časa, prioritet, veliko načrtovanja, trening koncentracije in brezpogojne predanosti. Hustlanje je postalo modni trend, tako kot podočnjaki zaradi prisiljene nespečnosti in mahanje z receptom za Helexe. Perspektivni poslovneži, enterpreneurji in inovatorji vidijo “normalno” življenje (8-urna konstantna služba, družina, gledanje televizije, spanje) kot neproduktivno izkoriščanje danega časa. Slepo sledijo uveljavljenim osebam – poslovnim čudežem ter zvezdam in njihovim napihnjenim zgodbam, namesto da bi svojo lastno zgodbo o poslovnih uspehih gradili na podlagi lastnega karakterja, prioritet, vrednot in tudi bioloških predispozicij. Končajo pa izgoreli, z vizijo o uspehu davno izgubljeno.

Načrtovanje planiranje organizacija

Kako izboljšati svojo produktivnost

 

Načrtuj, planiraj, organiziraj, nadziraj svoj čas

Predpriprave

Če je tvoja organizacija dobra, potem tvegaš mnogo manj kaosa ob izgubi časa, ki ti jo povzroči iskanje tega in onega, pripravljanje materialov, vmes nastopijo še kakšne tehnične težave ali pride kaj vmes … Že samo sortiranje nalog in opravil v glavi ter mentalna priprava na to, kar te čaka, je lahko ogromna sprememba. Meni osebno se najbolje obnese, če se zvečer usedem, pregledam kaj vse sem naredila in naredim seznam opravil za naslednji dan, hkrati pa določim predviden čas, ki ga želim za ta opravila porabit. Zjutraj pred začetkom dela tako samo odprem seznam in točno vem, kaj moram narediti kdaj, po kakšnem vrstnem redu in v kolikšnem času. Dan prej si lahko že pripraviš stvari, ki jih za delo potrebuješ (to so lahko tudi samo oblačila za naslednji delovni dan).

Razumi svojo motivacijo za želene rezultate

Če želiš opravila samo prečrtati s seznama opravil for the sake of it, toliko da je mimo, ne moreš biti produktiven. Opravila brez smisla ali ozaveščene vrednosti ti ne prinašajo nikakršnega zagona, le breme. Zato se za vsako nalogo, ki si jo zadaš (lahko tudi tekom priprav), vprašaj tudi, zakaj jo moraš opraviti? Kam te bo pripeljala? Kaj je končni cilj? Kako ti bo to, da z njo opraviš, koristilo? V mislih imaš lahko tudi cilje, ki sploh niso neposredno povezani s specifičnimi mikrotaski – napredovanje, plačilo projekta, zadovoljna stranka, izboljšanje prodajnih rezultatov, w/e.

Določi prioritete

Vprašaj se: če bi mi uspelo narediti samo to v celem dnevu, bi bil/a zadovoljen/a sama s sabo? Tako lažje ovrednotiš, kaj je res pomembno. Lahko cel dan zlagaš barvice po barvni lestvici in brišeš prah z omar, brusiš nohte do perfekcije. Ampak ali lahko takrat res rečeš, da je bil tvoj dan produktiven? Ali je bil samo busy in zapolnjen s stvarmi, ki ti ne bodo prinesle nič konkretnega? Razdeli, kar imaš na seznamu opravil in si delo razporedi glede na vrednost nalog. Imeti jasno razdelane prioritete poleg tega pomeni, da znamo večkrat reči ne in se držati svojih ciljev. Pri določanju nujnosti opravil ti lahko pomaga tudi Eisenhowerjeva matrika.

Eisenhowerjeva matrika za produktivnost prioritete

Vir: developgoodhabits.com

Večja opravila razdeli v manjše naloge

O tem sem že govorila v zapisu o novoletnem zastavljanju ciljev. Veliki cilji (in opravila) zgledajo strašljivo. Pot do njih je dolga in če gledaš samo na končni rezultat, čutiš odpor do vsem mini opravil, ki te čakajo vmes. Na tej točki spremeni mentaliteto. Na majhne vmesne korake glej kot na velike cilje in jih obravnavaj posamično. Če si na primer delaš to-do sezname, bi to pomenilo, da namesto “počisti kopalnico” nanizaš vsa opravila, ki ta cilj sestavljajo (počisti banjo, počisti ogledala, zamenjaj brisače, …). S tem, ko ločeno črtaš/odkljukaš posamezne manjše opravke, občutiš več boostov samozavesti, kot pa bi jih, če cel dan delaš in na koncu odkljukaš eno opravilo. Kljub temu, da cilje razdeliš na manjše naloge, imej še vedno v mislih končni rezultat, ki te bo motiviral.

Sledi procesu in napredkom

Kljukanje, črtanje, barvanje progress barov, risanje zvezdic, karkoli ti paše. Spremljaj posamezne korake in bodi na tekočem s svojim napredkom. Če svoje delo nadzoruješ, je veliko manj možnosti, da vmes zaideš k drugim opravilom, da odplavaš z mislimi in delo sredi procesa opustiš, ker se izgubiš in ne veš, kaj sledi prejšnjemu koraku. Sistematično delo, always! Jaz sem analogni človek, ki obožuje barvanje kvadratkov in označevanje prioritet z barvami s pomočjo milijon pisanih kulijev, med tem ko če si digitalni človek, priporočam uporabo aplikacij s to-do seznami. Lahko so to project management aplikacije kot sta Trello ali Asana, ali pa prav temu namenjen Todoist in sorodne aplikacije. Namesto dedicated to-do seznamov lahko uporabljaš tudi Google koledar, Evernote, Google Keep … Karkoli ti je že domače.

Omeji se s časovnim rokom

Zame osebno najpomembnejši korak – vedno si določim rok, kdaj moram nekaj narediti. Tudi če mi roka ne postavi naročnik/stranka/avtoriteta/kdorkoli, si ga zastavim sama. Za to je potrebno nekaj samodiscipline, vendar če o roku, ki si ga postaviš, poveš vpletenim ljudem, je veliko več možnosti, da se ga dejansko držiš. Sama to počnem tudi zato, ker dobro delam pod pritiskom in zato vem, da bom izredno efektivna, če si postavim časovne omejitve. Na nek način gre za tekmovanje s samim seboj. Če pa ti slučajno spodleti, tako ali tako ni konec sveta, ker si rok postaviš sam. Dejansko obstaja t. i. Parkinsonov zakon, ki pravi, da dlje časa, kot imaš za neko opravilo na voljo, toliko časa mu boš tudi namenil. Ne glede na to, da bi ga sicer lahko opravil mnogo hitreje.

Konec dneva preglej svoj napredek in načrtuj za naslednji dan

Spet. Po koncu dela preglej svoj napredek, ga ovrednoti in si zastavi delo za naslednji dan. Ugotovi, katere opravke moraš naslednji dan nadaljevati, katere stvari naslednji dan so najpomembnejše in vse to uskladi s svojimi navadami, bioritmom, osebnimi stvarmi in sodelavci/klienti. S takšnim zaključkom dela se počutiš mnogo bolje, kot če stvari samo vržeš v zrak, ne da bi vedel, kje si ostal in kaj vse si naredil. Na ta način si narediš in dovoliš vzeti čas zase, ko lahko ponotranjiš, koliko dela lahko opraviš. V času, ko nas ima toliko težave s samopodobo, lahko s takšno majhno spremembo narediš veliko tudi za svojo osebno rast.

Ob koncu dela se vprašaj:

  • na čem sem danes delal/la?
  • Zakaj mi X in Y ni uspelo narediti (do konca)?
  • Kako napredujem na poti k svojim ciljem?

Glede na odgovore se lahko bolje pripraviš, optimalno načrtuješ in loviš samega sebe na področjih, kjer si šibek.

 

Sledi svojim navadam (habit tracking)

Meni osebno moja najljubša nova navada je izpolnjevanje tabele za sledenje navad. Izpolnjevanje okenčkov je postal moj večerni ritual in verjemi mi – počutiš se super. Tvoj cilj postane, da je vsak dan čim več prostorov pobarvanih/zapolnjenih in tako dejansko povečaš svojo produktivnost. Jaz na primer sledim jogi, meditaciji, izpolnjevanje aplikacije za hvaležnost, dni ko nič ne zapravim, dihalne vaje, zalivanje rož, 20 minut hoje, workout, branje (vsaj 1 poglavje), pospravljanje/čiščenje, oblikovanje, journaling, pisanje bloga, jemanje zdravil in dodatkov, … Slediš lahko tudi svojemu pitju, učenju, času spanja, kalorični/makro vnos, … skratka karkoli, kar je zate pomembno.

Zastonjček za spremljanje navad

Ker sem noro prijazna, ti podarjam premade template za sledenje svojim navadam. Okenčke lahko poljubno barvaš ali vanje rišeš vzorce – samo natisni in voila. Če se slučajno lotiš svojega habit trackerja, mi ga pokaži, bom vesela! Prenesi ga tukaj >>

Spremljanje sledenje navad

PRENESI GA!

 

Razumi svoj bioritem

Zlata vredni so delodajalci, ki razumejo, da smo nekateri nočne ptice, ki so najbolj produktivni zvečer, drugi pa jutranji tipi, ki zasijejo dopoldne. Žal so zaenkrat pri nas še redkost, toda v prihodnosti bodo najbolj zaželeni delodajalci, ki bodo zaposlenim dovoljevali delati takrat, ko želijo, ter zaupali v to, da v tistem času kvalitetno opravijo svoje delo. Gre za medsebojno zaupanje in predanost, ki sta sicer vprašljivi, a s pravim kadrom obvezni karakteristiki dela. Pri takem pristopu služba ni samo služba temveč delo, pa tudi samo delo ne, temveč osebni interes, včasih poslanstvo. Predstavljaj si, da bi čisto vsi, na vseh področjih, svoje delo opravljali kot zdravniki brez meja.

Ritem svojega telesa verjetno v okvirih že poznaš na podlagi dosedanjih izkušenj. Vseeno ti priporočam, da mu poskusiš slediti vsaj par tednov in rezultate analiziraš. Beleži čas, ko se zbudiš, kdaj greš spat, začetek dela, konec dela, premore, ter dele dneva, ko čutiš največ energije in si na vrhuncu svoje storilnosti (delovni maksimum). Zabeleži tudi, kdaj je tvoja storilnost najnižje (delovni minimum). Povprečje teh nihanj je tvoj bioritem. Idealno bi bilo, če tekom opazovanja ni potrebno, da slediš ustaljenim urnikom svojih delodajalcev, šole, faksa in ostalih obveznosti, vendar sam/a veš, če ti klasično delo od 8. do 16. ure ne ustreza. Glede na rezultate si razporedi naloge in obveznosti. Spoštuj čas, ko veš, da tvoje telo fizično ne zmore biti maksimalno produktivno in izkoristi vrhunce produktivnosti.

Zasedenost (busy work) in storilnost (smart work) nista ista stvar

Vsi poznamo noro zaposlene in stalno zasedene ljudi, ki nikoli nimajo časa za pijačo, nikoli ne vrnejo klica in pozabijo voščit za rojstni dan, ker delajo dan in noč (been there, done that). V naših očeh so velikokrat vzor, hkrati pa tudi vzrok slabega počutja, saj se nam zdi, da bi morali biti tako zaposleni tudi mi. V resnici je lahko business zgolj odraz slabe organizacije časa ali sistem prioritet. Mnogi resnično uspešni poslovneži ne delajo 24/7, temveč znajo outsourceati stvari, ki so časovno za njih nesmiselne, svoj potencial pa izkoristijo na področjih, kjer so lahko v najkrajšem možnem času najbolj efektivni.

Ohranjaj ravnovesje in mir, spoznaj samega sebe

Že prejšnjič sem nekaj malega pisala o čuječnosti in verjetno bom še velikokrat. Anksioznost, moj neljubi blessing, me je prisilila, da se s čuječnostjo začnem spogledovati in jo implementiram v svoje življenje. Če delo velikokrat nosiš domov, se z njim obremenjuješ pred spanjem, se v službo odpravljaš tresočih rok in zaskrbljenih misli, potem nimaš dobro postavljenih mej med delom in svojim življenjem. Čuječnost ti pri tem lahko pomaga, prav tako kot ti lahko pomaga zvišati produktivnost, ko je to treba – med delom. Vzemi si čas zase, poskusi različne stvari kot so meditacija, dihalne tehnike, joga ali kakšen drug šport, beri o tovrstnih temah, poglej kakšen YT video, večkrat hodi v naravo, treniraj svojo prisotnost v danem trenutku, vadi hvaležnost. Naj ti notranji mir pomeni prav toliko, kot produktivnost, saj se močno dopolnjujeta.

Včasih se pogovarjam z ljudmi, pri katerih se vidi, da še niso imeli priložnosti se poglobiti sami vase in ne razumejo dobro svojega karakterja. Kaj šele, kakšen je njihov način dela. Nedolgo nazaj sem rešila tale kviz, s katerim izveš, kateri tip človeka glede na način dela si. Naj ti bo rezultat izhodišče na poti k odkrivanju svojega načina dela, kaj so tvoje prednosti in slabosti. Bolj dobro kot se poznaš, bolj mirno boš lahko delal/a.

Avtomatiziraj, poenostavi in zavrzi, kar lahko

Če imaš glavo vsaj približno v teku s časom, potem se verjetno zavedaš dejstva, da je velika verjetnost, da bo večino tvojega dela nekega dne lahko prevzela umetna inteligenca. Dokler se to ne zgodi, ti polagam na srce, da se nehaj izogibati in sprejmi napredke, ki se dogajajo iz dneva v dan. Dovoli avtomatizaciji, da postane del tvojega delokroga. Poenostavi si opravke, ki jih lahko aplikacije namesto tebe opravijo same od sebe. Tako boš čas, ki ti bo prihranjen, lahko izkoristiš za kaj res produktivnega in tako delodajalcu prineseš vredne, opazne rezultate, ki te morda celo naredijo nezamenljivega v primerjavi z orodji, ki tvoj poklic (morda) lahko (vsaj delno) zamenjajo. Z avtomatizacijo in razpoložljivimi aplikacijami se lahko poenostavi prav sva področja – sestankovanje, računovodstvo, administrativna dela, IT, projektno delo, … Do your research. Možnosti so neomejene. Raznorazne aplikacije ti bodo delo poenostavile in skrajšale čas, ki ga moraš porabiti na manj pomembnih stvareh z nizko stopnjo efekta. Za team/project management ti priporočam Asano ali Trello (oboje super tudi za individualno sledenje projektom); za komunikacijo z ekipo Slack; če shranjevanje datotek v oblaku še ni tvoja praksa, začni zdaj, Evernote za zapiske on the go; Google koledar za ažurnost, Google Keep, … In to so samo pripomočki za optimizacijo tvojega načina dela, da s pripomočki za avtomatizacijo tvojih delovnih nalog sploh ne začnem.

Reci “NE” prebliskom

Velikokrat se nam sredi dela zgodi, da dobimo random preblisk in se spomnimo kaj moramo še narediti, kaj smo pozabili narediti, kaj bi bi bilo v tistem trenutku fino delati … Samo, da bi se izognili delu, ki ga trenutno opravljamo. Prisili se, da jim ne podležeš. To ne pomeni, da na njih pozabiš (konec koncev so lahko pomembne stvari), ampak jih samo preloži. Poleg sebe imej list, kamor si zapiši opomnik, lahko si narediš opomnik v koledarju, si shraniš zapisek. ipd. Moje najnovejše odkritje – Google Keep – ti močno priporočam. Rešuje me, ker si ogromno stvari screenshotam in jih potem nikoli več ne pogledam, stvari pa sem si zapisovala na vse konce in jih na koncu seveda pozabila. Zdaj imam končno vse na enem mestu.

Google Keep produktivnost orodja

Nadziraj moteče dejavnike

Preden zares “padeš nazaj not”, izgubiš ~15 minut časa za ponovno vzpostavitev fokusa, po 15 minutah fokusiranega dela pa že podzavestno iščemo nov razlog za prekinitev. Glede na to, da ljudje v povprečju na dan telefon v roke primemo kar 200-300x (res, vem, da se sliši veliko ampak ne pretiravam, štej enkrat), si lahko predstavljaš, kako težko je koncentracijo držati. Zato zavestno omeji motilce pozornosti. Čas, ki ga nameniš globokemu in predanemu delu, omeji tako, da nimaš dostopa do morebitnih motilcev. Izklopi zvok na telefonu, prekini internetno povezavo ali pa ga spravi izven dosega pogleda. Zapri program za pregledovanje elektronske pošte, na stacionarnem telefonu nastavi avtomatsko tajnico (prosim, o vseh teh pristopih prej govori s svojim šefom in jih obrazloži). Če se težko zadržuješ, da ne pograbiš telefona vsakih nekaj minut, poišči kakšno aplikacijo (jih je malo morje), ki ti preprečuje uporabo v času, ki ga nastaviš.

Dajmo govorit še o emailih in Facebooku …

Prosim, prosim, prosim, naredi si uslugo (če si je že nisi) in izklopi sinhronizacijo z elektronsko pošto. Omeji si pregledovanje pošte na 1-3x na dan in to stori samo takrat, ko si nameniš čas za to. Če je kaj nujnega, verjemi, da te bodo že poklicali. Ljudem, ki pa pričakujejo tvojo 24/7 odzivnost, pa lahko na katerikoli točki obrazložiš situacijo. Nekateri si v vmesnem času nastavijo avtomatski odgovor na način “odpišem konec delavnika, v nujnih primerih pokličite”. Chrome za Gmail in Outlook ponuja odličen extension, s katerim lahko dobesedno pavziraš prejemanje elektronske pošte, pošiljateljem pa lahko opcijsko avtomatsko odgovoriš s pojasnitvenim sporočilom. Obvsly me ne poslušaj, če delaš v prodaji ali na področjih, kjer se eksplozivna odzivnost od tebe pričakuje.

Enako velja za Facebook Messenger. Utišaj vse pogovore, ki zate niso nujni. Jaz imam ves čas izklopljena obvestila za vse ljudi, razen fanta in nekaj posameznikov, s katerimi poslovno sodelujem. Ostale pogovore pregledujem samo v prostem času oziroma, ko se za to odločim. 

Prilagodi si delovno mesto

Poskrbi za prijetno temperaturo (priporočljivo med 22 in 24 °C), izogibaj se umetni svetlobi (ki poveča potrebo po “pravi” svetlobi in posledično neproduktivnosti, ko moramo na zrak ali iz pisarne, ker umetne svetlobe enostavno ne zdržimo več), zmanjšaj vpliv motečih zvokov (čepki za ušesa, slušalke s tiho instrumentalno glasbo prilagojeni globokemu delu, umakni se v tihi prostor, …), poskrbi za optimalno ergonomijo delovnega mesta (če delaš za računalnikom – primerna ergonomska tipkovnica, miška in podloga zanjo; višinsko prilagodljiva miza za stanje in sedenje, nastavitev stola, ekran v višini oči, …), barvo in opremljenost prostora, rastlinje, … Naj bo tvoje delovno mesto tako, da vžge tvoj work mode, ne pa, da ga zatira. Nekaterim ustreza minimalizem in čim manj distrakcij, jaz pa nujno rabim boho mood – lučke, svečke, pisane pisarniške stvari, rastline, listke … Do you, nič ni napačno.

produktivnost delovno mesto organizacija

Ne multitaskaj

Žal mi je, ampak multitaskanje ni produktivno. Ne vem zakaj, ampak sploh ženske rade pohvalijo svoj spol z “ja, ženske lahko delamo več stvari hkrati, moški pa ne,” po kdo ve kateri logiki, ampak če raziskava z Stanford Universityja pravi, da multitaskanje ni dobro za tvoje možgane, mora že držati. Na enem delovnem mestu se mi je zgodilo, da se je od mene pričakovalo stalno operiranje med različnimi opravili in do takrat se nisem niti zavedala, kako slaba v tem sem. Rezultati so bili slabši, polovični, površni, pozabljala sem na 101 stvar, poleg tega pa me je takšne vrste delo nepopisno utrudilo. Prednost singletaskinga je, da zmanjšuje odlašanje, saj se nam en korak naenkrat zdi prijetnejši zalogaj, kakor pa še se nam zdi, da se moramo hkrati ukvarjati s celotno sliko.

Poznaj svojo motivacijo za produktivnost

Gary Vaynerchuck pravi, da je motivacija za njegovo produktivnost hvaležnost. Hvaležnost, da je uspel priti iz Belorusije na neomejen zahodni trg, kjer je imel priložnost se dokazati in uresničiti svoje želje. Moja motivacija je moje (trenutno) sanjsko življenje, vključno z obliko dela, vrsto dela, svobodo, notranjim mirom, uspehom, ugledom in doprinosom k družbi. Motivira me moja vizija o tem, kaj želim v tem življenju doseči in se naučiti. Motivacija je zgodba zase o kateri lahko pišem še in še, povzemam raziskave in citiram psihologe, ampak you get the point. Poleg tega ne išči motivacije za službo, išči motivacijo za delo. Najdi tisto, kar te podžge. Če si delodajalec in želiš imeti bolj produktivne zaposlene – preberi kaj na to temo in jim pomagaj.

Išči in izkoristi alternativne

Vem, da slednje ne velja za vse poklice in vsa področja, vendar je danes infrastruktura močno naklonjena možnostim, da svoje delo opravljaš tako, da si optimalno zadovoljen ter produktiven. Čedalje več delodajalcev se zaveda, kako pomemben je zvest, predan, zadovoljen in zdrav zaposleni. Zato so pripravljeni vanje toliko več vložiti. Tu gre lahko za možnost dela od doma, krajši delavni čas, nenadzorovana prisotnost na delovnem mestu, več dopusta, družinsko-pogojeni privilegiji, stimulacija glede na efektivnost, dividende, … Alternative lahko najdeš tudi na obstoječem delovnem mestu – izkoristi dopust ter nadure in se zares odklopi, sedeče razpotegnjene sestanke spremeni v “stoječe” ali “hodeče” sestanke, ki ga s kolegi preživiš aktivno. Čik pavze omeji številčno in časovno. Morda se lahko dogovoriš tudi za t. i. sabbatical – celoletni dopust, ki ga izkoristiš za svojo obnovo, sprostitev, delo na svojih hobijih in samemu sebi. Če imaš idejo, pogum in možnost, razmisli o samozaposlitvi ali uresničitvi skrite poslovne ideje. Mogoče preizkusi, kako tvoji koži dene freelanceanje. Spremeni svoj side hustle v glavno dejavnost. Na srečo je doba, ko si se po koncu srednje šole zaposlil in do penziji delal v isti firmi na istem položaju, mimo. Preizkušaj. Tipaj. Ne boj se fluidnega trga.

Izogibaj se energetskim vampirjem …

kot jim pravi Blaž Kos. Tistim polnim negative, ki radi opravljajo sodelavce, p*zdijo čez šefa, zmajujejo z glavo in zavijajo z očmi ob vsaki novi zadolžitvi. S svojim odnosom vplivajo na tvojo energijo in posledično produktivnost. Če se jim ne moreš izogniti, postavi meje in jim nameni točno določen čas (npr. ob koncu delavnika, 5-minutna jutranja kava pred “nujnim” sestankom, …).

Vedno daj od sebe več, kot se pričakuje.

Presegaj pričakovanja, pripravi se vnaprej, poznaj svoje področje, stalno se uči in investiraj v nove izkušnje, znanja ter poznanstva. S preseganjem samega sebe ne boostaš le svojega dolgoročnega uspeha, temveč tudi svojo samozavest.

Povzetek

  • Načrtuj
  • Prioritete!
  • Imej motivacijo in cilje
  • Spremljaj napredek
  • Omeji si čas za naloge
  • Olajšaj si delo, kjer lahko
  • Ne multitaskaj
  • Omeji moteče dejavnike
  • Najdi, kar deluje zate

 

Heyo, hvala ti spet in znova in znova, ker se prebijaš do konca in požiraš moje misli. Vesela sem, da vse to pišem zase, ampak hkrati vas toliko najde koristi v tem, kar počnem. Anyway, za naslednjo soboto nimam idej. Če imaš kakšen predlog, željo, temo, se pofočkaj v komentar ali pa mi piši. Čus!

2 Comments

  • Martina

    Noro dober zapis! Sem ga prebrala od začetka do konca. Čeprav, pri meni je problem večinoma ravno v tem, da prokrastinejtam tako, da berem članke kako nehat prokrastinejtat 😀

    • mashanator

      Hvala Martina, me res veseli 🙂 Hahah to mi je poznano. Ampak verjemi, nekaj se ti v podzavesti izoblikuje in sigurno kdaj uporabiš, kar prebereš, ne da bi vedela 🙂

Post A Comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.